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Diamond Grove Center
P.O. Box 848
Louisville, MS 39339
Phone: 662-779-0119
Fax: 662-779-0126

Notificación sobre Prácticas relativas a Privacidad

Diamond Grove Center
Notificación sobre Prácticas relativas a Privacidad
Fecha de efecto: 14 de abril de 2003

LA PRESENTE NOTIFICACIÓN DESCRIBE LA MANERA EN QUE LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR LÉALA DETENIDAMENTE.

Comprensión de la información relativa a sus registros médicos y de asistencia mental

Cada vez que usted visita un hospital, médico u otro proveedor de servicios de asistencia médica, el proveedor efectúa un registro de su visita. Normalmente, este registro contiene su historia médica, síntomas corrientes, resultados del examen y de las pruebas, diagnósticas, tratamiento y un plan para cuidados o tratamiento futuro. Esta información, a la cual se hace referencia a menudo como su expediente médico, sirve de:

base para la planificación de su cuidado y tratamiento.
medio de comunicación entre los differentes profesionales de la atención médica que contribuyen a su cuidado.
documento legal que describe el cuidado que ha recibido.
medio a través del cual usted o un pagador tercero puede verificar que ha recibido de hecho los servicios por los que se le está facturando.
una herramienta en educación médica.
una fuente de información para funcionarios responsables de la sanidad pública a cargo de la mejora de la sanidad en las regiones en las que prestan servicio.
una herramienta para evaluar la idoneidad y la calidad de los cuidados que ha recibido.
una herramienta para la mejora de la calidad de la atención médica y para alcanzar mejores resultados para los pacientes.

La comprensión de lo que hay en sus registros médicos y de la manera en que su información médica se utiliza puede ayudarle a:

asegurar su exactitud e integridad.
entender quién, qué, dónde, por qué y cómo otros pueden acceder a su información médica.
tomar decisiones informadas por lo que respecta a permitir la divulgación a otros.
entender mejor cómo proteger su derecho a la confidencialidad.
entender mejor los derechos relativos a información médica que se detallan más abajo.

Nuestras responsabilidades bajo el Estándar de Privacidad Federal

Se requiere que Diamond Grove Center proteja la privacidad de la información acerca de usted, llamada “información médica protegida”, o “PHI” por sus siglas en inglés. Diamond Grove Center debe proporcionarle una notificación de sus obligaciones legales y prácticas en materia de privacidad con respecto a la PHI. Entre las responsabilidades de Diamond Grove Center se incluyen las siguientes:

Mantener la privacidad de su información médica, incluida la puesta en práctica de protecciones físicas, administrativas y técnicas que resulten razonables y apropiadas para proteger la información.
Proporcionarle la presente notificación relacionada con las obligaciones legales y prácticas en materia de privacidad de Diamond Grove Center con respecto a la PHI acerca de usted.
Explicar cómo, cuándo y por qué Diamond Grove Center utiliza y/o divulga la PHI acerca de usted.
Atenerse a los términos de la presente Notificación, con las modificaciones que se puedan efectuar de forma ocasional.
Capacitar al personal de Diamond Grove Center por lo que respecta a privacidad y confidencialidad.
Poner en práctica una política de sanciones a fin de disciplinar a aquellas personas que incumplan las políticas en materia de privacidad/confidencialidad o de Diamond Grove Center con respecto a las mismas.
Mitigar o reducir los perjuicios de cualquier incumplimiento de las políticas relativas a privacidad/confidencialidad.

Diamond Grove Center pondrá copias de la presente Notificación a disposición de los interesados en sus instalaciones tras la solicitud oportuna. Diamond Grove Center anunciará así mismo la presente Notificación en las instalaciones, de manera que usted la pueda leer ahí, y en su sitio Web, a fin de que usted la pueda recuperar por medios electrónicos.

Diamond Grove Center se reserva el derecho a cambiar los términos de la presente Notificación y a hacer cualesquiera disposiciones nuevas efectivas para toda la PHI que mantenga. Si Diamond Grove Center llegara a cambiar la presente Notificación, Diamond Grove Center llevará a cabo con prontitud lo siguiente:

Anunciará la Notificación revisada en sus instalaciones;
Pondrá copias de la Notificación revisada a disposición de las personas interesadas mediante la solicitud correspondiente (ya sea en las instalaciones de Diamond Grove Center o por medio de la persona de contacto que se indique en la Notificación); y
Anunciará la notificación revisada en su sitio Web.

Diamond Grove Center no utilizará ni divulgará su información médica sin su consentimiento o autorización, excepto según se describe en la presente Notificación o de otra manera según requiera la ley.

Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar la PHI acerca de usted sin su consentimiento o autorización en las siguientes circunstancias:

En general, se requiere, por ley, que Diamond Grove Center obtenga su consentimiento o autorización escrito antes de utilizar o divulgar su PHI que no le identifique como persona que abusa de sustancias o un paciente de servicios para el abuso de sustancias. No obstante, hay excepciones a este requisito.

Tratamiento. Dentro de Diamond Grove Center, los empleados, estudiantes, consultores y voluntarios involucrados en su caso, tratamiento o rehabilitación pueden intercambiar la PHI según resulte necesario con el fin de llevar a cabo sus responsabilidades por lo que respecta a prestarle servicio a usted. Tras una solicitud específica, su PHI puede ser divulgada al médico o psicólogo que le haya remitido a Diamond Grove Center. Un profesional responsable en Diamond Grove Center puede divulgar su PHI, según resulte necesario, a otro médico o proveedor de servicios de asistencia médica que le proporcione servicios médicos de emergencia.

Pariente más cercano. Además, Diamond Grove Center puede divulgar el hecho de su ingreso o alta médica a su pariente más próximo si el profesional responsable determina que tal divulgación redunda en su interés. Si usted tiene un pariente próximo que se encuentra involucrado de forma considerable en su caso, tras la solicitud del mismo, Diamond Grove Center proporcionará a tal pariente próximo información relacionada con su ingreso o alta médica de Diamond Grove Center, cualquier decisión por su parte de dejar Diamond Grove Center en contra del consejo de su médico, e información relativa a referencias y citas para tratamiento tras haber sido dado de alta, después de que Diamond Grove Center le notifique que se ha solicitado dicha información.

Asociados comerciales. Diamond Grove Center puede divulgar así mismo su PHI a proveedores de servicios de soporte que hayan llevado a cabo acuerdos de Asociados comerciales con Diamond Grove Center. Diamond Grove Center proporciona algunos servicios a través de contratos con “Asociados comerciales”. Por ejemplo, Diamond Grove Center puede proporcionar ciertas pruebas de diagnóstico a través de un tercero, o puede contratar con un servicio de copias la realización de copias de registros médicos. Estas entidades constituyen Asociados comerciales de Diamond Grove Center. Cuando Diamond Grove Center celebre contratos para estos servicios, Diamond Grove Center podrá divulgar su PHI al Asociado comercial de manera que pueda llevar a cabo las funciones que Diamond Grove Center haya contratado con él y facturarle a usted o al pagador tercero los servicios prestados. A fin de proteger su PHI, Diamond Grove Center requiere que el Asociado comercial proteja de forma apropiada su información de conformidad con un acuerdo escrito.

Otros usos y divulgaciones permitidos. Además, Diamond Grove Center puede utilizar o divulgar PHI que no le identifique a usted como persona que abusa de sustancias o paciente de servicios para el abuso de sustancias sin su consentimiento o autorización como sigue:

A un defensor interno de clientes según resulte necesario para llevar a cabo sus funciones de monitoreo y defensa;
Para divulgar instrucciones relativas a directivas avanzadas a un médico, psicólogo u otro profesional calificado cuando tal divulgación sea necesaria para dar efecto o para proporcionar tratamiento de conformidad con las instrucciones relativas a directivas avanzadas;
A agencias estatales o federales, cuando haya razones para creer que usted puede ser elegible para beneficios financieros a través de una agencia gubernamental, para establecer tales beneficios financieros;
Al Estado para ciertos fines de investigación y evaluación, o para llevar a cabo actividades de investigación general o auditorías;
Con el fin de alertar a otros de un peligro inminente para su salud o seguridad, o para la salud o seguridad de otra persona, o si hay probabilidades de comisión de un delito mayor o falta violenta, o para comunicarse con la agencia apropiada encargada del cumplimiento de la ley en el supuesto de que usted se escape de Diamond Grove Center;
A un abogado, mediando su solicitud o la solicitud de la persona legalmente responsable designada por usted;
Según lo requerido por ley –por ejemplo, cuando un tribunal ordene la divulgación o cuando se sospeche un caso de malo trato de niños o negligencia;
Para fines de presentar una petición de confinamiento involuntario o una petición para una resolución judicial por incompetencia y el nombramiento de un tutor;
Según requiera la legislación estatal cuando usted sea una parte acusada en un caso penal, o al tribunal o al abogado involucrado en cualquier confinamiento u otras audiencias judiciales a las que usted deba hacer frente;
Al asesor jurídico de Diamond Grove Center o al asesor jurídico de un empleado de Diamond Grove Center, si dicha información es relevante para un litigio, las operaciones de Diamond Grove Center, o la prestación de servicios por parte de Diamond Grove Center;
Al Departamento de Instituciones Correccionales, tras la solicitud oportuna, si el Departamento ha determinado que usted necesita tratamiento para una enfermedad mental o discapacidades en el desarrollo;
Para divulgar PHI relacionada con enfermedades transmisibles, según se indica más abajo;
Según resulte necesario para cumplir con la legislación estatal o federal, incluida la divulgación al Departamento de Sanidad y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services) estatal o federal, según resulte necesario para una determinación de que Diamond Grove Center cumple con los estándares de privacidad a nivel federal.

REGISTROS RELATIVOS A ABUSO DE ALCOHOL Y SUSTANCIAS.

Si usted recibe servicios para el abuso de sustancias de Diamond Grove Center, la legislación federal requiere, en general, que Diamond Grove Center no puede divulgar la PHI que le identificaría a usted como una persona que abusa de sustancias o un paciente de servicios para el abuso de sustancias sin su consentimiento escrito. Hay ciertas excepciones con respecto a este requisito. Diamond Grove Center puede utilizar o divulgar la PHI que le identificaría como una persona que abusa de sustancias o un paciente de servicios para el abuso de sustancias sin su consentimiento o autorización como sigue:

Un personal encargado de cuidados de asistencia médica que le proporcione cuidados médicos a usted;
Según sea necesario para proteger la salud pública;
Según permita una citación judicial o un mandamiento judicial;
Directores de sanidad a nivel local o estatal, tras la solicitud oportuna;
Según permita o requiera de otra manera la legislación que haga referencia de forma específica a la divulgación de información o registros relacionados con el VIH/SIDA.

Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar la PHI acerca de usted con su consentimiento en las siguientes circunstancias:

Tratamiento. Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar su PHI para proporcionar, coordinar o gestionar sus cuidados de asistencia médica y servicios relacionados, lo cual incluye la divulgación de su PHI a proveedores de servicios de asistencia médica fuera de Diamond Grove Center. Por ejemplo, Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar su PHI cuando se le remita a otro proveedor de servicios de asistencia médica. Diamond Grove Center puede divulgar así mismo su PHI a personas que pueden estar involucradas en sus cuidados médicos después de que usted se marche de Diamond Grove Center. Por ejemplo, si a usted se le remite a un consejero o psiquiatra para tratamiento de seguimiento, Diamond Grove Center divulgará a tal proveedor la PHI relativa a su tratamiento en Diamond Grove Center.

Pago. Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar su PHI para facturar y cobrar pagos por el tratamiento y los servicios que le sean proporcionados a usted. Por ejemplo, Diamond Grove Center puede compartir su PHI con su(s) plan(es) de asistencia médica a fin de solicitar cobertura y para obtener la aprobación de pago previa a la prestación de servicios (en situaciones que no sean de emergencia). Diamond Grove Center puede enviarle una factura a usted o a un pagador tercero, y esta factura puede incluir PHI tal como su diagnóstico, tratamiento recibido y lista de suministros utilizadas. Diamond Grove Center puede compartir así mismo parte de su PHI, según resulte necesario, con departamentos de facturación, agencias de cobro, compañías de seguros y otros proveedores de servicios de asistencia médica.

Operaciones de cuidados de asistencia médica. Diamond Grove Center puede utilizar y divulgar PHI para llevar a cabo sus actividades –es decir “operaciones de cuidados de asistencia médica”. Estas operaciones de cuidados de asistencia médica permiten Diamond Grove Center mejorar la calidad del cuidado que proporciona. Por ejemplo, los miembros del personal médico de Diamond Grove Center, su gerente de riesgos y otros miembros del equipo pueden utilizar la PHI para evaluar el cuidado y los resultados en su caso, a fin de mejorar de forma continua la calidad y la eficacia de los servicios de asistencia médica que le sean proporcionados a usted. Diamond Grove Center puede utilizar así mismo su PHI a fin de proporcionar programas de capacitación para sus empleados, resolver quejas dentro de la organización, o revisar y evaluar las aptitudes y las calificaciones de los proveedores de asistencia médica que le estén tratando.

Estándar necesario mínimo. Cuando se utilice o divulgue su PHI o cuando se solicite su PHI de otra entidad cubierta, Diamond Grove Center hará lo que resulte razonable para no utilizar, divulgar o solicitar PHI que vaya más allá de la cantidad mínima de PHI necesaria para lograr el fin buscado con respecto al uso, divulgación o solicitud, tomando en cuenta las limitaciones prácticas y tecnológicas existentes. No obstante, el estándar mínimo necesario no se aplicará en las siguientes situaciones:

Usos o divulgaciones efectuados por usted;
Usos o divulgaciones efectuados de conformidad con una autorización;
Divulgaciones efectuadas al Secretario del Departamento de Sanidad y Servicios Humanos de los Estados Unidos;
Usos o divulgaciones que sean requeridos por la ley; o
Usos o divulgaciones que sean requeridos para el cumplimiento de Diamond Grove Center con los reglamentos legales.

Sus derechos en virtud del Estándar de Privacidad Federal

Aun cuando sus registros de salud son la propiedad física del proveedor de servicios de asistencia médica que los haya completado, usted tiene ciertos derechos con respecto a la información contenida en los mismos.

1. Usted tiene derecho a solicitar restricciones con respecto a los usos y divulgaciones de su información médica mediante el envío de una solicitud por escrito. El derecho a solicitar restricciones no se extiende a ciertos usos o divulgaciones permitidos o requeridos por ley como, por ejemplo, usos o divulgaciones para actividades de sanidad pública. En tales casos, usted no tiene derecho a solicitar restricciones. No se requiere que Diamond Grove Center acepte su solicitud de restricción. No obstante, si Diamond Grove Center manifiesta su acuerdo con respecto a una restricción, cumplirá con la restricción, a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia a usted, o la divulgación se requiera de otra manera en virtud de los reglamentos federales. 2. Usted tiene derecho a solicitar cómo y dónde Diamond Grove Center le contacte con respecto a la PHI. Por ejemplo, usted puede solicitar que Diamond Grove Center se ponga en contacto con usted en su dirección o número de teléfono en el trabajo. Su solicitud se debe enviar por escrito. Se requiere que Diamond Grove Center dé cabida a todas las solicitudes razonables. 3. Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de la presente Notificación en cualquier momento poniéndose en contacto con el Responsable de cuestiones de Privacidad de las instalaciones. Diamond Grove Center proporcionará una copia de la presente Notificación no más tarde de la fecha en que usted reciba tratamiento por primera vez en las instalaciones, excepto en situaciones de emergencia; en tal caso Diamond Grove Center le proporcionará la Notificación a usted lo antes que resulte razonablemente posible después de la situación de tratamiento de emergencia. 4. Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar su PHI tras el envío de una solicitud escrita. Una vez más, este derecho no es absoluto y en ciertas situaciones, Diamond Grove Center puede denegar el acceso –por ejemplo, si un profesional titulado de cuidados de asistencia médica cree que el acceso a tal información podría resultar perjudicial para su bienestar físico o mental.

Usted no tiene derecho a tener acceso a lo siguiente:

Notas de psicoterapia. Entre estas se incluyen notas que se registran en cualquier medio por parte de un profesional de la asistencia médica mental que documenten o analicen una conversación durante una sesión de terapia privada o una sesión de terapia en grupo, conjunta o familiar y que se encuentren separadas del resto de sus registros médicos.
Información compilada en previsión razonable de acciones o procedimientos civiles, penales o administrativos, o para uso en los mismos.
Información Médica Protegida (PHI) que se encuentre sujeta a las Enmiendas relativas a la Mejora de los Laboratorios Clínicos de 1998 (Clinical Laboratory Improvement Amendments - “CLIA”), Código de los Estados Unidos (U.S.C.) 42, § 263a, en la medida en que la provisión de acceso a la persona en cuestión estaría prohibida por la ley.
Información obtenida de alguien que no sea un proveedor de servicios de asistencia médica bajo la promesa de confidencialidad, y en el caso en que sería razonablemente probable que el acceso solicitado revelara la fuente de la información.
En otras situaciones, el proveedor puede denegarle acceso, pero si lo hace, el proveedor debe brindarle una oportunidad para que la denegación sea revisada por otro profesional titulado dentro del plazo de 60 días a partir de la fecha de denegación. Entre los fundamentos válidos para proceder a una revisión se incluyen los siguientes:
El profesional titulado de asistencia médica ha determinado, en el ejercicio de su criterio profesional, que es razonablemente probable que el acceso pudiera poner en peligro la vida o la seguridad física del individuo o de otra persona.
La Información Médica Protegida hace referencia a otra persona (aparte de a un proveedor de servicios de asistencia médica) y un proveedor titulado de servicios de asistencia médica, en el ejercicio de su criterio profesional, ha determinado que es razonablemente probable que tal acceso cause un perjuicio sustancial a otra persona.
La solicitud es efectuada por el representante personal del individuo y un proveedor titulado de servicios de asistencia médica, en el ejercicio de su criterio profesional, ha determinado que es razonablemente probable que el hecho de proporcionar acceso a tal representante personal causaría un perjuicio sustancial al individuo o a otra persona.

Si Diamond Grove Center le deniega el acceso a su PHI, Diamond Grove Center le explicará por qué y cuáles son sus derechos, lo cual incluye cómo solicitar una revisión. Si Diamond Grove Center le concede acceso a su PHI, Diamond Grove Center le proporcionará instrucciones acerca de cualquier paso adicionale, si resultan necesarios, para que usted tenga acceso a la información. Diamond Grove Center se reserva el derecho de cobrar un cargo razonable por hacer copias de la PHI solicitada.

Usted tiene derecho a solicitar por escrito una enmienda de su PHI. Diamond Grove Center puede denegar su solicitud si:

Diamond Grove Center no creó el registro, a menos que usted proporcione una base razonable para creer que la parte que originó tal PHI ha dejado de estar disponible para actuar con respecto a la enmienda solicitada.
Los registros no se encuentran disponibles para que acceda a ellos, tal y como se ha tratado en el número 4 más arriba.
El registro es preciso y completo.
La PHI que constituye el objeto de su solicitud no es mantenida por o para Diamond Grove Center.

Si Diamond Grove Center deniega su solicitud de enmienda, Diamond Grove Center le notificará la razón y cómo puede presentar una declaración escrita manifestando su disconformidad con la denegación (que puede ser rebatida por Diamond Grove Center) y cómo puede hacer valer una queja ante Diamond Grove Center acerca de la denegación.

Si Diamond Grove Center concede la solicitud, Diamond Grove Center efectuará la corrección y distribuirá la corrección entre aquellos que necesiten y aquellos que usted identifique a Diamond Grove Center, indicando que quiere que reciban la información corregida.

Usted tiene derecho a que se le proporcione una relación detallada de ciertas divulgaciones por parte de Diamond Grove Center con respecto a su PHI durante los seis años previos a la fecha de su solicitud. No obstante, Diamond Grove Center no necesita dar cuenta de:

Divulgaciones a personas involucradas en el cuidado del individuo en cuestión o divulgaciones para otros fines de notificación, tal y como se estipula en § 164.510 de las Reglas de Privacidad de HIPAA (HIPAA Privacy Rules) (usos y divulgaciones que requieren una oportunidad para que el individuo manifieste su conformidad u objete, lo cual incluye la notificación a los miembros de la familia, representantes personales u otras personas responsables del cuidado del individuo, de la ubicación del individuo, su estado general o muerte).
Fines de seguridad nacional o inteligencia en virtud de § 164.512(k)(2) (divulgaciones que no requieren consentimiento, autorización o una oportunidad para objetar, véase el capítulo 16).
Instituciones correccionales o agentes encargados del cumplimiento de la ley en virtud de § 164.512(k)(5) (divulgaciones que no requieren consentimiento, autorización o una oportunidad para objetar).
Divulgaciones de la PHI efectuadas antes de la fecha de cumplimiento, 14 de abril de 2003.
Divulgaciones de la PHI efectuadas para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones para cuidados de asistencia médica;
Divulgaciones de la PHI efectuadas a usted acerca de su propia PHI;
Divulgaciones de la PHI adicionales a una divulgación permisible;
Divulgaciones de la PHI efectuadas de conformidad con su autorización escrita.

Diamond Grove Center debe responder a la solicitud para que se dé cuenta de las divulgaciones dentro del plazo de 60 días a partir de la fecha de la solicitud, proporcionando dicha cuenta de divulgaciones o concediéndose a sí misma una extensión única de 30 días para proporcionar los datos correspondientes de las divulgaciones. Entre los datos se incluirán los siguientes:

Fecha de cada divulgación
Nombre y dirección, si se conocen, de la organización o persona que recibió la información médica protegida
Descripción breve de la información divulgada
Declaración breve del fin de la divulgación que le informe de manera razonable de la base para la divulgación o, en lugar de tal declaración, una copia de la solicitud escrita para divulgación, en los casos en que lo permita la ley.

Los primeros datos en cualquier período de 12 meses son gratis. Con posterioridad, Diamond Grove Center se reserva el derecho a cobrar cargos razonables por recuperación y copiado.

Usted tiene derecho a revocar su consentimiento o autorización para utilizar o divulgar información médica de conformidad con las instrucciones indicadas en el formulario de consentimiento o autorización, excepto en la medida en que ya hayamos actuado sobre la base del consentimiento o autorización.

Cómo comunicar un problema

Usted tiene derecho a presentar una queja ante Diamond Grove Center notificando al Responsable de cuestiones de Privacidad , Diamond Grove Center, P.O. Box 848 Louisville, MS. Teléfono: 888-349-6884. Diamond Grove Center no emprenderá represalias contra usted por el hecho de presentar una queja. Usted puede presentar así mismo una queja ante el Secretario de Sanidad y Servicios Humanos llamando al número 1-877-696-6775, 200 Independence Ave. SW, Washington, DC 20201, si cree que se han infringido sus derechos relativos a privacidad.

Cómo obtener más información

Si tiene preguntas y/o desearía información adicional con respecto a la presente Notificación, puede ponerse en contacto con la persona Responsable de cuestiones de Privacidad de Diamond Grove Center, P.O. Box 848 Louisville, MS. Teléfono: 888-349-6884.

Al firmar a continuación solo certifica la recepción de la Notificación sobre Prácticas relativas a Privacidad de Diamond Grove Center.

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Nombre del paciente (escribir en letra de imprenta/molde o a máquina) ____________________________
Firma del paciente Fecha Hora ____________________________________
Firma del representante personal autorizado Fecha Relación del representante personal autorizado _________________________________
Firma del testigo Fecha Firma del testigo Fecha
___ El paciente se negó a firmar o es incapaz de firmar, pero se le entregó una copia de la presente Notificación _______________________.
(Fecha y hora) El paciente se negó a firmar o era incapaz de firmar por las siguientes razones:
_______________________________________AM PM
Firma del personal Fecha Hora
7 Formulario #097701